Informationen zum Datenschutz für Bewerber und Beschäftigte

Im Folgenden informieren wir Sie über unsere Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden Rechte gegenüber uns.

  1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
    Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die Impart Personalagentur Bodensee GmbH, August-Ruf-Straße 8, 78224 Singen, Tel.: 07731-59137-20, E-Mail: info@impart-bodensee.de.

  2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
    Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Adresse des Verantwortlichen c/o Datenschutzbeauftragter oder unter der E-Mail-Adresse dsb@reichert-reichert.de.

  3. Datenverarbeitungsinformation
    Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen nur im Rahmen gesetzlicher Erlaubnistatbestände oder auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung und unter Beachtung der Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze zur Verarbeitung personenbezogener Daten und dem Datenschutz.

  4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
    Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG zum Zweck der Anbahnung, Begründung und anschließenden Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie gegebenenfalls zu dessen Beendigung. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, gemäß  Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtung erforderlich ist denen wir unterliegen und gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter, soweit Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

  5. Automatische Entscheidungsfindungen und Profiling
    Wir nutzen Ihre Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling i.S.d. Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

  6. Zwecke der Datenverarbeitung, Datenkategorien und Datenquellen
    Im Bewerbungsprozess verarbeiten wir Daten von Ihnen, die wir und unsere Kunden im Rahmen des Auswahlprozesses benötigen und die Sie uns mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt haben.

    Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungskontext u.a. für Zwecke des Beschäftigungsmanagements und der Erfüllung des Arbeitsvertrags (z.B. Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlaubszeiten, Sonderurlaub, etc.), der Erfüllung von durch Rechts vorschriften festgelegten Pflichten des Managements (z.B. Rechnungslegung), der Planung und der Organisation der Arbeit (z.B. Arbeits- und Dienstpläne, Bereitschaftspläne, interne Telefonverzeichnisse), der Gesundheit, Sicherheit, Gleichheit und Diversität am Arbeitsplatz, der Netz- und Informationssicherheit, der Durchführung von Verträgen mit Dritten, der Wahrung unseres Hausrechts sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen, der Rechtsverfolgung oder Betrugsprävention benötigen.

    Bei Einstellung bitten wir Sie, einen Personalfragebogen auszufüllen. Die dort enthaltenen Fragen sind zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, 88 DSGVO erforderlich. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Lediglich die als freiwillig beziehungsweise als optional benannten Angaben müssen nicht gemacht werden. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung freiwilliger personenbezogener Daten verbunden. Allerdings kann die Nichtbereitstellung im Einzelfall zum Beispiel die Kommunikation mit Ihnen erschweren bzw. verzögern.
    Soweit für die Erbringung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich, verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten, die wir von Unternehmen, öffentlichen Stellen und Institutionen zulässigerweise erhalten haben. Wir verarbeiten Ihre Stammdaten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dies sind regelmäßig unter anderem Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Bankverbindung und Staatsangehörigkeit. Darüber hinaus verarbeiten wir Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören zum Beispiel Informationen zum höchsten Schulabschluss beziehungsweise zur höchsten Berufsausbildung und die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Daten über aktuelle Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können.

    Wir verarbeiten auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören unter anderem Ihre Steuerklasse, Steueridentifikationsnummer, etwaige Kinderfreibeträge und Angaben zur Konfession. Diese und weitere gesetzlich im Einkommenssteuergesetz geregelte Daten erhalten wir gegebenenfalls direkt von der zuständigen Finanzverwaltung.

    Wir verarbeiten Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr, damit die steuerliche Berechnung entsprechend angepasst werden kann. Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und gegebenenfalls zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.

    Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft. Wir benötigen diese Information um festzustellen, ob nach Sozialgesetzbuch XI ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Gegebenenfalls bitten wir Sie, die bestehende Elterneigenschaft durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. In diesem Fall nehmen wir eine Kopie der Nachweise gemäß Beitragsverfahrensordnung zu Ihrer Personalakte.

    Gegebenenfalls fordern wir Sie auf, uns Führungszeugnisse vorzulegen oder an Einstellungsuntersuchungen teilzunehmen. Sofern Sie im Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie gegebenenfalls um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir über das Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet. In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis beziehungsweise einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.Gegebenenfalls fragen wir Sie nach der Einstellung zudem, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Frage erfolgt, um Ihre entsprechenden Rechte nach dem SGB IX wahren zu können sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach SGB IX zu berechnen. Die Beantwortung der Frage nach dem Vorliegen einer Schwerbehinderung ist freiwillig.

    Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung. In allen Fällen gilt hierbei der Grundsatz, dass diese Datenverarbeitungen nur erfolgen, sofern sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 BDSG  i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, 88 DSGVO erforderlich oder durch andere Rechtsvorschriften oder Ihre ausdrückliche Einwilligung legitimiert sind.

  7. Datenempfänger
    Ihre personenbezogenen Daten aus dem Bewerbungsverfahren werden zu den oben genannten Zwecken an Kunden der Impart Personalagentur Bodensee GmbH weitergeleitet. Zugriff auf die Daten haben die Mitarbeiter der Personalabteilung und die Entscheidungsträger der Fachabteilungen des jeweiligen Kunden.

    Ihre personenbezogenen Daten können von uns an weitere Dritte (z.B. Kreditinstitute zur Abwicklung von Lohn- und Gehaltszahlungen, Postdienste für die Briefzustellung) übermittelt werden, sofern eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Zudem können wir Ihre Daten im Rahmen weisungsgebundener Auftragsverarbeitungen an externe Dienstleister weitergeben (z.B. IT-Dienstleister u.a. für Fernwartungen und Support, Hosting-Anbieter).

    In Einzelfällen können gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR (wie etwa die Schweiz) vorliegen, die jedoch nicht allgemein, sondern nur im konkreten Einzelfall entstehen können.

  8. Speicherdauer
    Die zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke verarbeiteten Daten werden vernichtet beziehungsweise gelöscht, sobald sie für die Erfüllung dieser Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit rechtliche Verpflichtung der Löschung nicht entgegenstehen. In diesen Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten nach Entfallen der rechtlichen Verpflichtung sowie nach Ablauf etwaiger daraus resultierender Anspruchsfristen gelöscht. Die im Rahmen der Auswahlverfahren verarbeiteten Daten werden, sofern keine Einstellung erfolgt,  spätestens 4 Monate nach Beendigung der Auswahlverfahren gelöscht, wenn und soweit keine rechtlichen Verpflichtungen oder hieraus resultierende Ansprüche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen oder der Betroffene in eine Speicherung seiner Daten über die Beendigung des Auswahlverfahrens hinaus ausdrücklich eingewilligt hat. Sofern Sie in die Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsunterlagen eingewilligt haben, löschen wir Ihre Daten, nachdem sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, spätestens jedoch nach 18 Monaten.

  9. Betroffenenrechte
    Sie haben uns gegenüber das Recht, nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie gemäß Art. 16 DSGVO auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben nach Art. 22 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

    Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat, in dem Sie sich aufhalten, oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. In Baden-Württemberg ist die zuständige Aufsichtsbehörde der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Königsstraße 10a, 70173 Stuttgart.

    Hinweis auf Widerrufsrecht bei Einwilligungen
    Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn Sie die Einwilligung widerrufen, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein und löschen Ihre hierfür verarbeiteten Daten, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder ein Rechtsgrund für die weitere Verarbeitung gegeben ist.

    Hinweis auf Widerspruchsrecht
    Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.